Το δελτίο φυσικής κατάστασης διατήρησης (condition report) του έργου τέχνης είναι ένα χρήσιμο εργαλείο στην τεκμηρίωση και διαχείριση μιας συλλογής. Το πρότυπο αυτό δίνει την «κλινική εικόνα» από άποψη υλικότητας του έργου τέχνης, καθορίζοντας τους σωστούς τρόπους  μεταχείρισης, αποθήκευσης και έκθεσής του. Το εύρος της πληροφορίας που καταγράφεται σε αυτό διαφοροποιείται ανάλογα με τη χρήση του, ενώ οι καταγραφές αφορούν τη δεδομένη στιγμή υπό συγκεκριμένες συνθήκες ελέγχου του έργου τέχνης και υπόκεινται στην κρίση του συντηρητή, η οποία εξαρτάται από την εμπειρία και τις γνώσεις του.

Κατά τον έλεγχο της φυσικής κατάστασης διατήρησης του έργου τέχνης απαιτείται η τοποθέτησή του πάνω σε στέρεη επιφάνεια σε άρτια φωτισμένο χώρο, ώστε να είναι ευδιάκριτα τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά και οι φθορές του. Σε κάθε περίπτωση όλες οι πλευρές του έργου τέχνης θα πρέπει να είναι ορατές και ιδιαιτέρως στα τρισδιάστατα έργα τέχνης θα πρέπει να είναι δυνατή η θέαση και της πλευράς έδρασης. 

Ανάλογα με το είδος του έργου τέχνης (φορητό ζωγραφικό έργο, χαρτώο, γλυπτό, βιβλίο) διαμορφώνονται τα πεδία και το περιεχόμενό του δελτίου. Το πρότυπο δελτίο μπορεί να περιλαμβάνει πεδία τόσο περιφραστικού χαρακτήρα όσο και κωδικοποιημένες αναφορές φθορών. 

Τα συνήθη πεδία που περιλαμβάνονται στις περισσότερες περιπτώσεις είναι:

α) τα στοιχεία του έργου (αριθμός καταγραφής/καταλόγου, προέλευση/ιδιοκτήτης, καλλιτέχνης, τίτλος/θέμα, χρονολογία, υλικό/τεχνική, υπογραφή, επιγραφές/σημάνσεις/σφραγίδες, μέρη, διαστάσεις έργου (ύψος επί πλάτος επί πάχος επί βάθος), διαστάσεις κορνίζας (ύψος επί πλάτος επί πάχος), διαστάσεις βάθρου/βάσης (ύψος επί πλάτος επί βάθος),

β) τα στοιχεία της έκθεσης / του δανεισμού (τίτλος, τόπος, διάρκεια, επιμελητής)

γ) γενική αξιολόγηση της κατάστασης διατήρησης, διαβαθμισμένης με σχετικό υπομνηματισμένο χαρακτηρισμό (καλή – μέτρια – κακή / σταθερή – ασταθής )

δ) αναλυτική περιγραφή της παρούσας κατάστασης διατήρησης του έργου τέχνης, η οποία μπορεί να διαρθρώνεται είτε σε πολλαπλής επιλογής αναφορές είτε σε περιφραστική αναφορά με διάκριση σε μηχανικές, χημικές και βιολογικές φθορές

ε) αναλυτική περιγραφή της παρούσας κατάστασης διατήρησης της κορνίζας ή του βάθρου, η οποία μπορεί να διαρθρώνεται είτε σε πολλαπλής επιλογής αναφορές είτε σε περιφραστική αναφορά με διάκριση σε μηχανικές, χημικές και βιολογικές φθορές,

στ) οδηγίες για το σωστό χειρισμό, μεταφορά και έκθεση του έργου τέχνης, με παράθεση των ιδανικών επιπέδων θερμοκρασίας και σχετικής υγρασίας, καθώς και ανάρτησης, 

ι) το χώρο που πραγματοποιήθηκε η εξέταση του έργου και την τεχνική εξέτασης.

Επιπλέον, το έντυπο πρέπει να είναι ενυπόγραφο και να συνοδεύεται από το κατάλληλο φωτογραφικό υλικό.