Ψηφιακό Cardex
Το αρχείο των έργων τέχνης, ανήκει λειτουργικά στη διεύθυνση του προγραμματισμού και των συλλογών του μουσείου και ο υπεύθυνος του αρχείου πάντοτε είναι μόνιμος υπάλληλος του μουσείου με πανεπιστημιακή μόρφωση. Οργανικά το τμήμα αυτό ανήκει στη διοίκηση και ο υπεύθυνος του χώρου μπορεί να έχει δύο βοηθούς, για να τον στηρίζουν στο έργο του.
Στο χώρο του αρχείου είναι συγκεντρωμένο όλο το αρχειακό υλικό που υπάρχει για τα έργα τέχνης του μουσείου, δηλαδή περιέχει τα χειρόγραφα των διαφόρων καταχωρήσεων των έργων τέχνης, τα πρωτόκολλα, πρακτικά και τα βιβλία των απογραφών της συλλογής, την αλληλογραφία σχετικά με τους δανεισμούς ή τη συμμετοχή των διαφόρων έργων σε εκθέσεις ή σε άλλες εκδηλώσεις.
Βασικά το αρχείο των έργων τέχνης και γενικότερα όλων των αντικειμένων που έχει στην ιδιοκτησία του το μουσείο, είναι καταγεγραμμένο και καταχωρημένο. Στις μέρες μας το αρχείο των έργων τέχνης έχει ενισχυθεί με την ηλεκτρονική μηχανογράφηση και όλες του οι λειτουργίες γίνονται μέσω του υπολογιστή.
Υπάρχει επίσης το κάρντεξ (η καρτολογράφηση των έργων) και πολλές φορές συγγενεύει ο χώρος αυτός με το φωτογραφικό αρχείο.
Αποστολή του υπεύθυνου του αρχειακού υλικού, είναι να παρακολουθεί και να ελέγχει τη διακίνηση των έργων τέχνης.